Зупинення реєстрації податкових накладних і ризиковий статус платника: фундаментальний гід

Як працює блокування податкових накладних: критерії ДПС, статистика, таблиця даних, пояснення, комісії, оскарження і підготовка заздалегідь.

Платник ПДВ зобов'язаний зареєструвати податкову накладну в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). Перед реєстрацією кожен документ проходить автоматизований моніторинг відповідності критеріям оцінки ступеня ризиків — систему, яку зазвичай називають СМКОР. Якщо документ відповідає критеріям ризику, реєстрація зупиняється, і платник отримує квитанцію в електронному кабінеті.

Верховний Суд називає такий моніторинг превентивним заходом: на цьому етапі контролюючий орган досліджує зовнішні ознаки документів і даних обліку платника (постанова від 24.07.2025 у справі № 420/14450/24, за оглядом LIGA:ZAKON). Зупинення не є висновком про фіктивність операції. Це сигнал, що система не бачить достатніх даних для автоматичної реєстрації, і платнику пропонують ці дані надати.

Для бізнесу наслідки практичні:

• покупець не може включити ПДВ до податкового кредиту, доки накладна не зареєстрована;
• у відносинах з покупцем з'являється напруга, особливо за великих сум;
• якщо причина — ризиковий статус, зупиняються всі наступні накладні, доки статус не змінено.

Саме зупинення діяльності підприємства не обмежує: ГУ ДПС прямо зазначають, що зупинення реєстрації не перешкоджає діяльності (evp.tax.gov.ua). Податкове зобов'язання продавця за операцією виникає незалежно від реєстрації.

Детальніше про перші дії — у відповіді «Отримали квитанцію про зупинення: строки і перші кроки».

Офіційні дані показують стійке зниження частки зупинених документів з початку 2025 року.

Чому зупиняють. За даними ДПС (серпень 2026 року), 72 % усіх зупинених накладних припадає на невідповідність між придбаними та реалізованими товарами, тобто на дисбаланс «віртуального складу». Ще 20,7 % пов'язані з тим, що платник уже має статус ризикового (tax.gov.ua).

Скільки ризикових платників. На початок 2025 року в переліку було 24,9 тис. платників, на початок серпня 2026 року — 13,2 тис. (tax.gov.ua). Перелік рухається щомісяця: за серпень 2026 року до нього включили 386 платників, виключили 308, і на 01.09.2026 у ньому було 13 271 платник (news.dtkt.ua). На 01.05.2026 ризикові становили близько 8 % платників, які подавали ПН/РК (news.dtkt.ua).

Що відбувається після пояснень. У січні 2025 року платники подали пояснення щодо 134,5 тис. ПН/РК на 3,9 млрд грн ПДВ; комісії розблокували 93 % цих документів (125 тис.) для 92 % платників, що становило 78 % суми ПДВ (7eminar.ua). Регіональний приклад: у лютому 2026 року комісії ГУ ДПС у Сумській області зареєстрували 96,5 % розглянутих ПН/РК і відмовили щодо 3,4 % (sumy.tax.gov.ua).

Ці цифри важливо читати правильно. Високий відсоток реєстрації стосується документів, щодо яких платники подали пояснення. Частина зупинених накладних залишається без пояснень, і щодо них рішення про реєстрацію не ухвалюють. Різниця між 93 % за кількістю і 78 % за сумою ПДВ показує, що великі суми проходять складніше.

Довгострокова картина. Рахункова палата, аналізуючи період 2021 — І півріччя 2024 року, зафіксувала близько 8 млн зупинених ПН/РК на 144 млрд грн ПДВ, з них 23,4 % — за критерієм ризиковості платника на основі податкової інформації. Аудитори назвали цей критерій надто загальним (epravda.com.ua).

Тексти: Порядок № 1165 — у базі ЗІР ДПС (zir.tax.gov.ua); постанова № 1048 — на порталі Верховної Ради (zakon.rada.gov.ua).

Перед кожною дією варто звіряти чинну редакцію: Порядок № 1165 змінювали неодноразово, востаннє суттєво — у 2025 році.

ДПС описує перевірку кожного документа як послідовність кроків: ознаки безумовної реєстрації, ризиковість платника, позитивна податкова історія, ризиковість операції (kyivobl.tax.gov.ua).

Ця логіка пояснює, чому дві схожі накладні отримують різну долю. Накладна на невелику суму за певних умов проходить на першому рівні. Платник з позитивною історією проходить на третьому. Платник з урахованою таблицею даних проходить на четвертому, якщо коди в накладній збігаються з таблицею.

Безумовна реєстрація після змін 2025 року. Постанова № 1048 з 27.09.2025 збільшила ліміти безумовної реєстрації і змінила окремі показники позитивної податкової історії (dp.tax.gov.ua; sumy.tax.gov.ua). Проте сума — не єдина умова. Ознаки безумовної реєстрації містять і вимоги, не пов'язані з сумою накладної. Наприклад, враховується, у скількох інших компаніях засновник або керівник платника обіймає аналогічну посаду. Тому навіть невелика накладна може бути зупинена через такі фактори.

Докладно — у відповіді «Які накладні реєструються без зупинення».

Критерії ризиковості здійснення операцій містить додаток до Порядку № 1165. Найпоширеніший із них — критерій 1. Його суть: система порівнює обсяг постачання товару (послуги) за кодом УКТЗЕД або ДКПП у накладній з розрахунковим залишком, сформованим із зареєстрованих накладних на придбання та митних декларацій. Якщо постачання перевищує залишок, реєстрація зупиняється.

Що варто знати про цей критерій:

• контроль ведеться за першими чотирма знаками коду УКТЗЕД для товарів і першими п'ятьма знаками коду ДКПП для послуг (vin.tax.gov.ua);
• закупівлі у неплатників ПДВ (зокрема ФОП) не формують залишок, бо накладних на них немає;
• у виробників і надавачів послуг коди на вході (сировина, комплектуючі, матеріали) відрізняються від кодів на виході (продукція, послуга), тому критерій для них спрацьовує частіше.

Саме тому ДПС рекомендує виробникам, будівельникам, аграріям і надавачам послуг подавати таблицю даних платника: вона «пояснює» системі, що з придбаних кодів платник виготовляє інші.

У 2025 році змінено й інший критерій: строк для розрахунків коригування при поверненні товару від неплатника ПДВ збільшено з 30 до 90 днів (dp.tax.gov.ua).

Що робити, якщо спрацював критерій операції, — у відповідях «Накладну зупинили за критеріями ризиковості операції», «Оптовику зупинили накладну через віртуальний склад» і «Товар куплено у ФОП-неплатника ПДВ».

Критерії ризиковості платника містить додаток 1 до Порядку № 1165. Їх вісім. За оглядом ГУ ДПС, серед них: реєстрація або перереєстрація на підставі недійсних чи підроблених документів, участь осіб без ознак реальної діяльності як засновників або керівників, відсутність відкритих банківських рахунків, неподання декларацій з ПДВ та фінансової звітності. Восьмий критерій — наявна в контролюючих органах податкова інформація, що свідчить про ризиковість операції, зазначеної в поданій ПН/РК (evp.tax.gov.ua).

Що важливо знати:

• Хто вирішує. Відповідність платника критеріям визначає комісія регіонального рівня. Рішення надходить в електронний кабінет.
• Критерій 8 деталізовано кодами. ДПС деталізувала критерій 8 кодами податкової інформації. Частина кодів стосується недостатності трудових ресурсів і основних засобів (ck.tax.gov.ua).
• Що має бути в рішенні. Якщо підставою є критерій 8, рішення має містити тип ризикової операції, період, код товару чи послуги, податковий номер контрагента.
• Обмеження 180 днів. Операція не може бути підставою для визнання платника ризиковим за критерієм 8, якщо ПН/РК зареєстровано в ЄРПН більш ніж за 180 днів до дати рішення (evp.tax.gov.ua).
• Вихід з переліку. Платник подає інформацію та копії документів щодо невідповідності критеріям; комісія розглядає їх протягом семи робочих днів (kyivobl.tax.gov.ua). Кількість таких подань не обмежена.
• Після виключення. З 27.09.2025 при автоматичній реєстрації ПН/РК після виключення з переліку ризикових враховуються показники позитивної податкової історії (dp.tax.gov.ua).

Практичне правило: поки статус ризикового не змінено, подання пояснень до окремих накладних мало що дає, бо кожна нова накладна теж зупиняється. Спочатку працюють зі статусом.

Детальніше — у відповідях «Накладну зупинили через ризиковий статус», «Компанію визнали ризиковою: як подати документи», «Критерій 8: як прочитати рішення» і «Немає працівників і активів».

Таблиця даних — документ, у якому платник зазначає види діяльності (КВЕД) і коди товарів та послуг (УКТЗЕД, ДКПП), які він регулярно придбаває і постачає. Якщо комісія таблицю врахувала, накладні з цими кодами не зупиняються за критеріями ризиковості операції за умови точної відповідності кодів (dn.tax.gov.ua).

Ключові правила ДПС:

• таблицю подають разом із поясненням, де вказано вид діяльності з посиланням на податкову та іншу звітність; без пояснення таблицю не враховують;
• подати таблицю можна до будь-якого зупинення, як профілактику;
• комісія регіонального рівня розглядає таблицю протягом п'яти робочих днів;
• за кількох видів діяльності рекомендовано подавати окрему таблицю на кожен; уже враховані коди повторно не подають (cvp.tax.gov.ua);
• основний критерій комісії — підтвердження достатньої матеріально-технічної бази і трудових ресурсів;
• рішення про неврахування можна оскаржити адміністративно або в суді.

У квітні 2026 року ДПС запустила «дорожні карти» для заповнення таблиці даних у чотирьох сферах: виробнича і переробна, будівництво, послуги і роботи, сільгосптоваровиробники (tax.gov.ua). Головний принцип у них — коди товарів і послуг мають відповідати наявним у платника основним засобам і працівникам (mk.tax.gov.ua).

Приклади з рекомендацій ДПС (kyivobl.tax.gov.ua):

Детальніше — у відповідях «Таблиця даних: коли подавати і що вказати» і «Комісія не врахувала таблицю даних».

Джерела строків: Порядок № 520 і роз'яснення ГУ ДПС (sumy.tax.gov.ua; ck.tax.gov.ua; zak.tax.gov.ua).

Зверніть увагу на строк 365 днів. Він довгий, але це не причина відкладати: покупець чекає податковий кредит, а докази з часом складніше відновити.

Подаються документи лише в електронній формі: повідомлення про подання пояснень у форматі XML з доданими копіями у PDF. Одне повідомлення можна подати до кількох ПН/РК, якщо вони стосуються одного отримувача за одним договором або однотипних операцій (ck.tax.gov.ua). Копії документів не потрібно завіряти: вони подаються сканованими файлами з кваліфікованим електронним підписом.

Покрокові інструкції — у відповідях «Отримали квитанцію про зупинення», «Як скласти пояснення», «Комісія просить додаткові документи».

Перелік документів, які платник може подати, орієнтовний і невичерпний:

• договори, зокрема зовнішньоекономічні контракти, з додатками;
• договори, довіреності, акти керівного органу, що підтверджують повноваження осіб;
• первинні документи щодо постачання і придбання товарів (послуг), зберігання і транспортування, приймання і передачі, виконання робіт, отримання послуг;
• розрахункові документи та банківські виписки;
• документи щодо відповідності продукції (декларації, паспорти якості, сертифікати), якщо їх наявність передбачена договором або законодавством.

ГУ ДПС доповнюють цей перелік документами на основні засоби, дозвільними документами на окремі види робіт, статистичною звітністю, даними про чисельність працівників (dn.tax.gov.ua).

Рекомендації ДПС щодо пояснення: стисло і змістовно, без переписування статей кодексу і реєстраційних даних; документи згрупувати за категоріями; у поясненні обов'язково навести перелік доданих документів (tax.gov.ua).

ГУ ДПС у м. Києві наводить такі причини, через які комісія не знімає ризик (kyiv.tax.gov.ua):

• не надано документів, що підтверджують походження (придбання) товарів, які реалізуються;
• документи не відповідають умовам договорів з постачальниками і покупцями (умови поставки, порядок розрахунків);
• не надано дозвільних документів (ліцензій тощо).

З практики: робота над розблокуванням починається з аналізу ситуації і наявної документації, а головне — з визначення причини зупинення. Причина визначає, які документи потрібні. Один і той самий пакет не підходить для «віртуального складу», для ризикового статусу за кодом нестачі персоналу і для неврахованої таблиці даних.

Нерідко з'ясовується, що проблема не в документах до конкретної операції. Комісія не бачить ознак реального бізнесу: працівників, основних засобів, позитивної податкової історії, зокрема сплати податків. У такому разі навіть бездоганний договір і видаткова накладна не відповідають на головне запитання — чи могла компанія фізично виконати цю операцію.

Інша типова ситуація — пакет потрібно доповнити. Приклад: виробнику зупинили накладну на готову продукцію. Документів на закупівлю матеріалів і послуг недостатньо. Потрібно показати зв'язок між цими матеріалами і саме цим виробництвом:

1. Калькуляції (норми витрат сировини і матеріалів на одиницю продукції).
2. Звіти про виробництво, акти списання матеріалів у виробництво.
3. Складські документи: надходження сировини, передача у виробництво, оприбуткування готової продукції, відвантаження.
4. Рух товарно-матеріальних цінностей за період.
5. Наявність трудових ресурсів: штатний розпис, табелі, звітність з ЄСВ і ПДФО.
6. Для субпідрядників — опис обсягу робіт кожного з них і всі документи щодо цих робіт.

Тобто розблокування часто означає доповнення доказової бази фактами реальної діяльності. Буває, що на момент звернення частини цих фактів ще немає: калькуляції не складалися, рух матеріалів не оформлювався, персонал працює за цивільно-правовими договорами без належних актів. Тоді спершу впорядковують облік і первинні документи, і лише потім подають пояснення.

Детально — у відповідях «Як скласти пояснення», «Зупинили накладну на готову продукцію», «Немає працівників і активів».

Джерело: рекомендації ДПС щодо пояснень (tax.gov.ua) і «дорожні карти» 2026 року (tax.gov.ua). Галузеві відповіді: виробництво, будівництво, сільське господарство, оптова торгівля, перевезення, послуги та ІТ.

• Комісія регіонального рівня (при ГУ ДПС) розглядає пояснення щодо ПН/РК, таблиці даних, питання відповідності та невідповідності платника критеріям ризиковості.
• Комісія центрального рівня (ДПС) розглядає скарги на рішення регіональних комісій.

Якщо пояснень і документів недостатньо, комісія надсилає повідомлення про необхідність надати додаткові пояснення та документи. Верховний Суд у постанові від 24.07.2025 у справі № 420/14450/24 вказав, що таке повідомлення має містити конкретний перелік документів (за оглядом LIGA:ZAKON). Водночас у справах 2026 року суди підтримували відмови, якщо платник не подав запитані документи протягом п'яти робочих днів (news.dtkt.ua).

Після рішення про відмову повторно подати пояснення щодо тієї самої накладної не можна; далі — оскарження (i.factor.ua).

У ГУ ДПС працюють консультаційні центри з питань зупинення реєстрації ПН/РК і ризиковості; їхні контакти зібрані на сайті ДПС (tax.gov.ua). Консультація з центром допомагає зрозуміти логіку ризику, але рішення ухвалює комісія на підставі поданих документів.

Адміністративний порядок. Скаргу на рішення комісії регіонального рівня подають до ДПС протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення. Комісія центрального рівня розглядає її протягом 10 календарних днів (п. 56.23 ПКУ); строк не продовжується, а якщо вмотивоване рішення не надіслано вчасно, скарга вважається задоволеною (kyiv.tax.gov.ua; zak.tax.gov.ua).

Судовий порядок. Якщо адміністративним оскарженням не скористалися, ГУ ДПС вказують шестимісячний строк для звернення до суду. Після набрання законної сили рішенням суду про реєстрацію накладна реєструється.

Статистика. Окремої офіційної статистики судових справ саме щодо реєстрації ПН у відкритих джерелах не знайдено. Загальна картина за всіма податковими спорами: за аудитом Рахункової палати (2021 — І півріччя 2024 року), в адміністративному порядку на користь платників вирішено 27 % рішень, у суді — 75 % (buh.ligazakon.net). За січень–жовтень 2025 року суди розглянули 16,3 тис. справ за участю ДПС, з них 10,4 тис. — на користь платників (tax.gov.ua). Ці дані охоплюють усі категорії спорів, тому прогнозувати результат конкретної справи на їх основі не можна.

Детальніше — у відповідях «Комісія відмовила: як подати скаргу» і «Судове оскарження».

• Продавець відображає податкове зобов'язання за операцією незалежно від того, зареєстровано накладну чи ні.
• Покупець включає ПДВ до податкового кредиту лише після реєстрації накладної. Загальний строк — 365 календарних днів з дати складання ПН; на період зупинення реєстрації цей строк переривається (ch.tax.gov.ua).
• Якщо накладну подали вчасно, а зареєстрували після розблокування, вона вважається своєчасно зареєстрованою.
• Велика палата КГС ВС у постанові від 06.02.2026 у справі № 904/2953/24 розглядала питання неустойки за порушення договірних строків реєстрації ПН і вказала, що обов'язок зареєструвати накладну є публічно-правовим обов'язком платника податку (supreme.court.gov.ua). Договірні умови щодо компенсацій варто узгоджувати з юристом з урахуванням цієї позиції.

Детальніше — у відповіді «Постачальнику заблокували накладну: що з податковим кредитом».

Підготовка до можливого зупинення знижує і ймовірність блокування, і час на розблокування.

• Однакові товари мають однакові коди УКТЗЕД у вхідних і вихідних накладних.
• Регулярно звіряється «віртуальний склад» за кодами (перші 4 знаки УКТЗЕД, 5 знаків ДКПП).
• Закупівлі у неплатників ПДВ враховано в плануванні продажів.

• Для виробництва, будівництва, послуг, сільського господарства подано і враховано таблицю даних.
• Коди в накладних збігаються з таблицею на рівні зазначених у ній знаків.
• Пояснення до таблиці описує ресурси і посилається на звітність.

• Основні засоби відображено у звітності; форма 20-ОПП подана і актуальна.
• Чисельність працівників відповідає масштабу операцій; звітність з ЄСВ і ПДФО подається вчасно.
• Податки сплачуються без боргів; стан показників позитивної податкової історії перевіряється в електронному кабінеті.

• Договори мають усі додатки, специфікації, додаткові угоди.
• Первинні документи (накладні, акти, ТТН, складські документи) оформлюються одночасно з операцією.
• Для виробництва є калькуляції, звіти про виробництво, акти списання.
• Для субпідряду описано обсяг робіт кожного субпідрядника.

• Відповідальна особа щодня перевіряє квитанції в електронному кабінеті.
• Є шаблон пояснення і структура папок для швидкого формування пакета.
• З ключовими покупцями узгоджено порядок дій у разі зупинення.

Обсяг роботи залежить від того, що передувало зупиненню. В одній ситуації достатньо згрупувати наявні документи і скласти пояснення. В іншій потрібно спершу вийти з переліку ризикових, подати таблицю даних, відновити виробничий облік або оформити відсутні первинні документи. Тому обґрунтовано оцінити вартість і строки можна лише після аналізу квитанції, обліку і наявних документів.

Під час першої розмови з консультантом корисно мати:

• квитанцію про зупинення (або рішення про ризиковість);
• саму накладну і договір з покупцем;
• документи на придбання відповідного товару або на виробництво;
• дані про працівників, основні засоби, податкову звітність за останні місяці;
• історію попередніх зупинень і рішень комісій.

Рішення про реєстрацію ухвалюють комісії ДПС, а в разі спору — суди. Консультант може оцінити повноту доказів і підготувати пакет, але не може гарантувати рішення.

Якщо реєстрацію вже зупинено, почніть з аналізу причини: розблокування податкових накладних.

1. Отримали квитанцію про зупинення реєстрації ПН: строки і перші кроки
2. Накладну зупинили за критеріями ризиковості операції: що робити
3. Як скласти пояснення і пакет документів до заблокованої ПН
4. Комісія просить додаткові документи: як вкластися у 5 робочих днів
5. Які накладні реєструються без зупинення: безумовна реєстрація і позитивна історія

1. Накладну зупинили через ризиковий статус платника: з чого почати
2. Компанію визнали ризиковою: як подати інформацію і документи
3. Ризиковість за критерієм 8 «податкова інформація»: як прочитати рішення
4. Немає працівників і активів: чи можна розблокувати накладну

1. Таблиця даних платника ПДВ: коли подавати і що в ній вказати
2. Комісія не врахувала таблицю даних: що робити далі

1. Комісія відмовила в реєстрації: як подати скаргу
2. Скаргу відхилили або строк пропущено: судове оскарження
3. Постачальнику заблокували накладну: що з податковим кредитом покупця

1. Зупинили накладну на постачання готової продукції
2. Зупинили накладну на будівельні роботи
3. Аграрію зупинили накладну на продаж урожаю
4. Оптовику зупинили накладну через «віртуальний склад»
5. Товар куплено у ФОП-неплатника ПДВ, і накладну заблокували
6. Зупинили накладну на транспортні послуги
7. Зупинили накладну на послуги, консалтинг чи ІТ

• Порядок зупинення реєстрації ПН/РК (постанова КМУ № 1165), база ЗІР
• Постанова КМУ від 26.08.2025 № 1048
• Критерії ризиковості (сторінка ДПС)

• ДПС, 07.08.2026
• ДПС, 12.06.2026
• ДПС, березень 2025
• Публічний звіт ДПС за 2025 рік
• Ризикові платники, травень і вересень 2026: news.dtkt.ua, news.dtkt.ua
• Розгляд пояснень, січень 2025
• Комісії ГУ ДПС у Сумській обл., лютий 2026
• Аудит Рахункової палати (СМКОР)
• Аудит Рахункової палати (оскарження)
• Оскарження рішень ДПС на 01.11.2025

• Огляд критеріїв ризиковості
• Довідник кодів податкової інформації
• Виключення з переліку ризикових
• СМКОР як інструмент
• Моніторинг кодів за критерієм 1
• Постанова № 1048, ліміти: dp.tax.gov.ua, sumy.tax.gov.ua
• Дорожні карти ДПС
• Таблиця даних, приклади видів діяльності
• Таблиця даних, особливості подання: cvp.tax.gov.ua, mk.tax.gov.ua
• Рекомендації ДПС до оформлення пояснення
• Перелік документів: dn.tax.gov.ua, ck.tax.gov.ua
• Порядок дій і типові причини відмов: kyiv.tax.gov.ua, sumy.tax.gov.ua
• Скарги: kyiv.tax.gov.ua, zak.tax.gov.ua
• Податковий кредит, строк 365 днів
• Консультаційні центри ДПС

• Висновки ВС щодо реєстрації ПН/РК (LIGA:ZAKON, 2026)
• Позиція судів 2026 щодо додаткових документів
• Постанова ОП КГС ВС від 06.02.2026 № 904/2953/24
• Як розблокувати ПН (після відмови)