Документообіг та ЕДО для ФОП і ТОВ
Виставимо рахунки, підготуємо акти й накладні, налаштуємо ЕДО, щоб документи не губилися і завжди були під рукою.
Налагоджений документообіг економить години роботи й знімає купу ризиків, від втрачених актів до проблем із податковим кредитом. Підключимо ЕДО, опишемо процеси, навчимо команду.
Електронний документообіг перестав бути «зручністю» і став умовою нормального обліку: податкові накладні реєструються тільки в електронній формі, більшість контрагентів вимагає підписання актів через сервіси, а перевірка починається із запиту на первинні документи, які треба знайти за лічені дні.
Ми налаштовуємо ЕДО як процес, а не як програму: підключення до «Вчасно», M.E.Doc або іншого сервісу, ролі та права підписантів, шаблони договорів і актів, автоматичне надсилання документів контрагентам, контроль підписання з боку другої сторони й архів із пошуком за контрагентом, сумою та датою.
Юридично кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного згідно із Законом «Про електронні довірчі послуги», а електронний документ має ту саму силу, що й паперовий, за умови збереження реквізитів первинного документа з ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік». Саме на реквізитах і термінах зберігання найчастіше «сипляться» самостійно налаштовані процеси.
Практичний ефект: закриття місяця перестає залежати від того, чи встиг курʼєр привезти акти, а на запит ДПС ви відповідаєте вивантаженням готового пакета документів, а не пошуком по папках і поштових скриньках.
Як ми запускаємо роботу
- 01Аудит поточного обігу
Дивимось, як зараз рухаються документи: пошта, месенджери, паперові теки. Фіксуємо, де губляться акти й накладні і чому.
- 02Вибір системи ЕДО
Підбираємо оператора під ваш бізнес: «Вчасно», MEDoc, Paperless, Deals, СОТА. Враховуємо контрагентів, щоб не платити подвійно за роумінг.
- 03Підключення КЕП
Оформляємо КЕП на директора та уповноважених осіб через акредитований центр. Налаштовуємо на пристроях, навчаємо користуватися.
- 04Налаштування шаблонів і роумінгу
Створюємо шаблони рахунків, актів, накладних. Підключаємо роумінг між операторами, щоб обмінюватись з будь-яким контрагентом.
- 05Навчання команди
Показуємо продавцям, менеджерам і бухгалтерам, як виставляти документи, відстежувати підписи, підіймати архів. Даємо коротку інструкцію.
Склад послуги
Що ви отримуєте
Скільки це коштує
Документообіг входить у тариф на обслуговування; налаштування ЕДО — окремий етап запуску.
- 1У складі обслуговування ФОП — від 1 800 грн/міс
- 2У складі обслуговування ТОВ — від 6 000 грн/міс
Вартість ліцензій сервісів ЕДО оплачується провайдеру окремо.
Кому підходить
- 1Бізнесу зі значним обсягом первинки
Десятки й сотні документів на місяць.
- 2Компаніям, що працюють з ПДВ
Контроль реєстрації податкових накладних — критичний.
- 3Командам, що працюють віддалено
ЕДО усуває потребу збирати «живі» підписи.
Раніше акти та накладні «гуляли» по пошті місяцями. Підключили ЕДО, і закриваємо квартал без авралу.
Поширені питання
Залежить від обʼємів, бюджету й партнерів. Підкажемо й налаштуємо.
Так, через роумінг між операторами ЕДО — це стандартна практика.
Поступово переходимо на електронні, паперові — лише там, де закон вимагає.
Від 2 днів (базове підключення КЕП і оператора ЕДО) до 3–4 тижнів (з інтеграцією в облікову систему, шаблонами, навчанням команди). Залежить від обсягів і рівня автоматизації, який хочете отримати.
Не переводимо всі старі документи в електронний вигляд — це неефективно. Оцифровуємо лише те, що активно використовується (діючі договори, важлива первинка останніх періодів). Решту зберігаємо в паперовому архіві відповідно до строків.
Так, і часто це виправдано: одна система — для основних контрагентів, інша — під конкретного великого партнера, який працює лише через свого оператора. Головне — налаштувати роумінг і уникнути дублювання.
Суміжні послуги
Поговоримо про ваш бізнес
Залиште заявку — підберемо рішення під вашу ситуацію та порахуємо вартість обслуговування.