Послуга · Первинка

Документообіг та електронний документообіг

Виставимо рахунки, підготуємо акти й накладні, налаштуємо ЕДО — щоб документи не губилися і завжди були під рукою.

Налагоджений документообіг економить години роботи й знімає купу ризиків — від втрачених актів до проблем із податковим кредитом. Підключимо ЕДО, опишемо процеси, навчимо команду.

Як це працює

Як ми запускаємо роботу

Аудит поточного обігу

Дивимось, як зараз рухаються документи: пошта, месенджери, паперові теки. Фіксуємо, де губляться акти й накладні і чому.

Вибір системи ЕДО

Підбираємо оператора під ваш бізнес: «Вчасно», MEDoc, Paperless, Deals, СОТА. Враховуємо контрагентів — щоб не платити подвійно за роумінг.

Підключення КЕП

Оформляємо КЕП на директора та уповноважених осіб через акредитований центр. Налаштовуємо на пристроях, навчаємо користуватися.

Налаштування шаблонів і роумінгу

Створюємо шаблони рахунків, актів, накладних. Підключаємо роумінг між операторами — щоб обмінюватись з будь-яким контрагентом.

Навчання команди

Показуємо продавцям, менеджерам і бухгалтерам, як виставляти документи, відстежувати підписи, підіймати архів. Даємо коротку інструкцію.

Що входить

Склад послуги

Виставлення рахунків і актівЗа шаблонами, з контролем оплат.

Видаткові та податкові накладніРеєстрація в ЄРПН, контроль термінів.

Налаштування ЕДОВчасно, MEDoc, Paperless, інші системи — підбираємо під ваш бізнес.

Електронний підпис (КЕП)Допоможемо отримати й налаштувати на потрібних пристроях.

Архів і структура зберіганняДокументи розкладені по періодах і контрагентах, легко знайти.

Регламент роботи з контрагентамиХто, що і коли підписує — без хаосу та повторних версій.

Результат

Що ви отримуєте

Автоматичне виставлення документівРахунки і акти формуються за шаблоном, з даними з CRM або ERP. Менеджер робить це за хвилини, а не за пів дня.

Контроль реєстрації в ЄРПНПодаткові накладні реєструються вчасно, статус відстежується автоматично, ризик блокування ПН — мінімізовано.

Безпаперовий архів з пошукомУсі документи в одній системі з пошуком за контрагентом, номером, датою, сумою. «Знайти акт від жовтня» — 10 секунд, а не година.

Зменшення ризику штрафівВчасна реєстрація ПН, коректні суми, підписані з двох сторін документи — стандартні причини штрафів зникають.

Регламент для командиХто, що і коли підписує — задокументовано. Немає «а хто це мав виставити?».

Готовність до перевірокБудь-який документ за будь-який період можна показати аудитору або ДПС за 2 кліки, з електронним підписом і датою реєстрації.

Кому підходить

1
Бізнесу зі значним обсягом первинки
Десятки й сотні документів на місяць.
2
Компаніям, що працюють з ПДВ
Контроль реєстрації податкових накладних — критичний.
3
Командам, що працюють віддалено
ЕДО усуває потребу збирати «живі» підписи.

”

Раніше акти та накладні «гуляли» по пошті місяцями. Підключили ЕДО — закриваємо квартал без авралу.

ССергій Л.фіндиректор ТОВ

FAQ

Поширені питання

Яку систему ЕДО обрати?

Залежить від обʼємів, бюджету й партнерів. Підкажемо й налаштуємо.

Чи можна обмінюватися з контрагентами на іншій системі?

Так, через роумінг між операторами ЕДО — це стандартна практика.

Що з паперовими документами?

Поступово переходимо на електронні, паперові — лише там, де закон вимагає.

Скільки триває впровадження?

Від 2 днів (базове підключення КЕП і оператора ЕДО) до 3–4 тижнів (з інтеграцією в облікову систему, шаблонами, навчанням команди). Залежить від обсягів і рівня автоматизації, який хочете отримати.

Що робити з паперовими первинками минулих років?

Не переводимо всі старі документи в електронний вигляд — це неефективно. Оцифровуємо лише те, що активно використовується (діючі договори, важлива первинка останніх періодів). Решту зберігаємо в паперовому архіві відповідно до строків.

Чи можна користуватися кількома системами ЕДО одночасно?

Так, і часто це виправдано: одна система — для основних контрагентів, інша — під конкретного великого партнера, який працює лише через свого оператора. Головне — налаштувати роумінг і уникнути дублювання.

Дивіться також

Суміжні послуги

Звʼязатися

Поговоримо про ваш бізнес

Залиште заявку — підберемо рішення під вашу ситуацію та порахуємо вартість обслуговування.