Кінець кварталу, до подання декларації два дні, а бухгалтер у відпустці й відповідає із запізненням. Що вже подано і скільки сплачувати, ви точно не знаєте. Така ситуація можлива з будь-яким форматом бухгалтерії, якщо заздалегідь не продумати кілька речей. Розповідаємо, як обрати свій формат і як убезпечити бізнес за будь-якого вибору.
Тест: який формат підходить вам
- Скільки операцій у вас на місяць?
- Чи є наймані працівники?
- Чи є ПДВ, валютні операції, ЗЕД або Дія Сіті?
- Чи потрібна людина в офісі щодня (склад, каса, виробництво)?
- Що для вас важливіше?
Дайте відповідь на всі запитання, щоб побачити результат.
Що отримує бізнес у кожному форматі
Бухгалтер у штаті — людина всередині компанії, яка щодня поруч. Найкраще підходить, коли потрібна присутність на місці: склад, виробництво, роздріб з касою й інвентаризаціями. Може поєднувати облік з адміністративними завданнями.
Бухгалтер-фрилансер — гнучкий і найдоступніший варіант. Досвідчений фрилансер добре веде облік ФОП і невеликих компаній зі стабільною діяльністю.
Аутсорсингова компанія — команда фахівців за одним договором: закріплений бухгалтер, податковий консультант, кадровик, юрист. Перелік послуг і тарифи записані в договорі, стан справ видно в кабінеті клієнта, а відпустки й хвороби підхоплює команда.
Ситуації, знайомі багатьом власникам
«Відповім у понеділок». П'ятниця, вечір. Потрібно терміново зрозуміти, чи можна сплатити постачальнику з рахунку ФОП і як це відобразити. Бухгалтер-фрилансер веде кілька десятків клієнтів, у сезон звітності він відповідає за кілька днів. Питання некритичне, але рішення відкладається.
На що звернути увагу: домовтеся заздалегідь, у які строки ви отримуєте відповідь і хто відповідає, коли основний бухгалтер зайнятий.
«Все подано». Щокварталу на запитання про звітність ви чуєте коротке «все подано, все нормально». Квитанцій ви не бачите, суми податків дізнаєтеся в останній день, і лишається легке відчуття невпевненості: чи справді все гаразд.
На що звернути увагу: ви маєте бачити перелік поданих звітів і суми податків до сплати, а не лише чути, що все гаразд.
Відпустка в розпал місяця. Штатна бухгалтерка у відпустці, а потрібно нарахувати зарплату й оформити нового працівника. Повідомлення про прийняття на роботу подається до першого робочого дня, тож директору доводиться самому шукати, хто допоможе.
На що звернути увагу: хто підхоплює облік, коли бухгалтер відсутній, і чи є в нього доступ до всього потрібного.
Зміна бухгалтера. Бухгалтерка переходить на іншу роботу. База на її ноутбуці, документи розкладені «по-своєму», і новому бухгалтеру потрібен час, щоб розібратися, що вже зроблено.
На що звернути увагу: копія бази й перелік поданих звітів зручно мати у себе постійно, тоді зміна бухгалтера проходить спокійно.
Модель, яка працює. Виробництво зі складом. Штатна бухгалтерка щодня на місці: приймає накладні, бере участь в інвентаризаціях. Звітність, ПДВ і складні податкові питання веде компанія на аутсорсі. Власник має і людину поруч, і команду для складних задач.
Скільки це коштує
Бухгалтер-фрилансер — вартість за домовленістю.
Аутсорсингова компанія — фіксований тариф за пакетом. В E.C.Consulting — від 1 800 грн/міс для ФОП і від 6 000 грн/міс для ТОВ.
Штатний бухгалтер обходиться дорожче, ніж його зарплата:
| Стаття витрат | Приклад на місяць |
|---|---|
| Зарплата | 25 000 грн |
| ЄСВ роботодавця, 22% | 5 500 грн |
| **Разом обов'язкові витрати** | **30 500 грн** |
| Відпустка 24 дні на рік | облік на цей час веде хтось інший, і за нього теж платите |
| Робоче місце, техніка, бухгалтерська програма, КЕП | щомісяця або щороку |
| Навчання, семінари, підписки на професійні видання | щороку |
Ознаки, на які варто звернути увагу
Штатний бухгалтер
- Ніхто, крім нього, не знає паролів до банку й Електронного кабінету.
- Немає переліку поданих звітів, лише «все нормально».
Фрилансер
- Немає письмової домовленості про обсяг робіт.
- База ведеться на особистому ноутбуці без копій у вас.
- Невідомо, хто веде облік на час відпустки.
Компанія
- Договір без переліку послуг і тарифів.
- Немає закріпленого фахівця, щоразу нова людина.
- Ви не бачите статусів звітів і строків.
Чотири правила, щоб не залежати від однієї людини
Ці правила працюють з будь-яким форматом:
- Власний доступ до Електронного кабінету платника. Ви маєте бачити звітність і податковий стан самі.
- Копія бухгалтерської бази щомісяця. У вас або в хмарі, до якої маєте доступ.
- Щомісячний перелік поданих звітів і сплачених податків. Коротко, але письмово.
- Акт прийому-передачі під час зміни бухгалтера. База, документи, доступи, незавершені справи.
Як обрати: складність визначає вимоги
| Рівень складності | Типові приклади | Що зазвичай достатньо |
|---|---|---|
| Базовий | ФОП 1–2 групи, кілька операцій на місяць, без працівників | самостійний облік за інструкціями або фрилансер |
| Середній | ФОП 3 групи з валютою, 1–5 працівників, невелике ТОВ на єдиному податку | досвідчений фрилансер або компанія |
| Високий | ПДВ, ЗЕД, Дія Сіті, кілька напрямів, іноземні власники, перевірки ДПС, відновлення обліку | компанія з командою або штатний головний бухгалтер разом із податковим консультантом |
Чим вищий рівень, тим вища ціна помилки: податкові санкції можуть у багато разів перевищувати місячну вартість обслуговування.
Поширені запитання
Чи можна поєднати штатного бухгалтера й аутсорсинг?+
Так. Штатний бухгалтер веде щоденні операції, а компанія відповідає за звітність, податковий контроль і складні питання.
Чи компенсує бухгалтер чи компанія штрафи?+
Межі відповідальності визначають договір і закон. Санкції можуть у багато разів перевищувати місячну оплату послуг, тому ні фрилансери, ні компанії, як правило, не беруть на себе їх компенсацію. Тим важливіше обирати рівень професійності відповідно до складності діяльності.
Коментарі
Завантажуємо коментарі…