Субпідрядники-ФОП у будівництві: податки, ціна, договір і документи

Рано чи пізно бригадир приходить із пропозицією: бригада хоче працювати як ФОП. Для вашої компанії за цим стоять чотири запитання:

• кого з підприємців ваше ТОВ може залучати на субпідряд;
• які податки виникають у компанії, коли вона оплачує роботи ФОП;
• як порівняти пропозиції субпідрядників із ПДВ і без нього;
• якими документами підтвердити, що роботи справді виконали ці люди.

Останнє запитання з нашої практики найважче. Коли податкова служба перевіряє будівельну компанію, вона порівнює обсяг робіт з ресурсами, і найчастіше розмова впирається саме в персонал: хто фактично працював на обʼєкті.

Облік за обʼєктами й акти ми розглядали у статті «Облік у будівельній компанії», аванси й податкові накладні — у статті «ПДВ у будівництві».

• ТОВ на загальній системі може залучати субпідрядників-ФОП третьої групи єдиного податку (пп. 3 п. 291.4 Податкового кодексу) або підприємців на загальній системі.
• Якщо ФОП надав витяг з ЄДР, ТОВ не утримує з оплати його робіт ПДФО і військовий збір.
• Договір із ФОП укладаємо як договір підряду на конкретний результат роботи.

Субпідрядником для ТОВ на загальній системі з ПДВ може стати підприємець на загальній системі або платник єдиного податку третьої групи. Третя група працює з будь-якими замовниками (пп. 3 п. 291.4 ПКУ), а будівництво (розділи 41, 42 і 43 КВЕД) до переліку заборонених для єдиного податку видів діяльності не входить. Друга група розрахована на послуги платникам єдиного податку та населенню (пп. 2 п. 291.4 ПКУ), тож для вашої компанії доречний субпідрядник третьої групи.

Ще до договору ми з вами отримуємо від субпідрядника три відомості: витяг з ЄДР, групу єдиного податку і статус щодо ПДВ. Від них залежать податки з виплат, податковий кредит і документи, які збиратимемо за договором.

ПДФО і військовий збір ТОВ не утримує, якщо ФОП надав документ про державну реєстрацію — на практиці витяг з ЄДР із видами діяльності (п. 177.8 ПКУ). ЄСВ не нараховується, якщо роботи відповідають видам діяльності підприємця за відомостями ЄДР (ст. 4 Закону № 2464-VI).

Друга умова потребує найпильнішої уваги. Підприємець зареєстрований із кодом оздоблювальних робіт, а за договором кладе покрівлю — і податкові наслідки такої виплати вже доводиться оцінювати окремо. Тому КВЕД субпідрядника ми звіряємо з предметом договору до підписання, а з 2027 року — з урахуванням нової класифікації NACE 2.1-UA.

Субпідрядник третьої групи працює або зі ставкою 3 % як платник ПДВ, або зі ставкою 5 % без ПДВ. ПДВ за роботами для свого замовника ваша компанія нараховує на повну вартість, хоч би хто виконував їх на субпідряді, а ПДВ субпідрядника-платника включає до податкового кредиту. Тож пропозиції ми з вами порівнюємо за ціною без ПДВ.

Умовний приклад. На опорядження поверху надійшли дві пропозиції.

За рахунком пропозиція А дешевша на 16 000 грн, а з податковим кредитом пропозиція Б обходиться компанії на 5 000 грн дешевше. На одному етапі це небагато, на десятках етапів за рік — помітна частина маржі.

Податкову накладну субпідрядника можна включити до податкового кредиту протягом 365 днів з дати складання (п. 198.6 ПКУ), а строки її реєстрації ми погоджуємо із субпідрядником ще в договорі.

Держпраці розмежовує цивільно-правовий і трудовий договори за предметом: у цивільно-правовому це кінцевий результат, а не процес його досягнення, і виконавець організовує роботу самостійно. Суди так само дивляться не на назву договору, а на те, як робота виконується насправді.

Договір — лише половина картини. Табелі, посади, «відпустка за власний рахунок» чи матеріальна відповідальність, як у працівника, наближають співпрацю до трудових відносин навіть за бездоганного договору. Робота субпідрядника з кількома замовниками, його власні працівники й техніка, навпаки, підкреслюють його самостійність. Якщо відносини визнають трудовими, штраф за фактичний допуск до роботи без трудового договору у 2026 році становить 10 мінімальних зарплат, тобто 86 470 грн за кожного працівника, а за повторне порушення протягом двох років — 30 мінімальних зарплат (ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Під час зупинення реєстрації податкової накладної чи перевірки податкова служба порівнює реальне навантаження з ресурсами компанії. Якщо власних працівників менше, ніж потребує обсяг робіт, ми з вами показуємо, звідки взялися люди на обʼєкті:

• субпідрядники — договір підряду, акти за етапами, витяг з ЄДР, підтвердження їхніх працівників, техніки й інструментів;
• власні наймані працівники — трудові договори й кадрові документи;
• тимчасово найняті працівники — документи на період робіт на обʼєкті.

Для кожного субпідрядника пакет доповнюють дати актів, узгоджені з актами генпідряду, документи допуску на обʼєкт і з охорони праці, фото- й відеофіксація робіт, листування й банківські документи. Зібраний у міру робіт, такий пакет однаково відповідає на запитання і податкової служби, і Держпраці. Документи на матеріали й перевезення, які доповнюють цю картину, ми описали в статті «Облік будівельних матеріалів».

Планові перевірки Держпраці на час воєнного стану призупинено, а позапланові закон дозволяє за заявою працівника або профспілки, зокрема щодо неоформлених трудових відносин (ст. 16 Закону № 2136-IX).