Фактична перевірка касової дисципліни: що реально вимагають інспектори

1 серпня 2026 року інспектори ГУ ДПС прийшли з фактичною перевіркою до київського ресторану. Директор товариства отримав друкований бланк «Запит № 1 про надання документів», у якому інспектор від руки вписав дати, номери направлень і кілька додаткових позицій, а зайві рядки закреслив. Термін на підготовку: дві доби, до 13:00.

Громадське харчування прямо назване в ст. 17 Закону про РРО та в ст. 155-1 КУпАП поряд із торгівлею та послугами. Готівковий виторг і розрахунки офіціантів створюють найбільше приводів для фактичної перевірки. Нижче наведено реконструкцію запиту з вигаданими реквізитами платника і коментарі до кожного блоку.

У шапці запиту перелічено правові підстави: пп. 20.1.4, 20.1.6 ст. 20 та п. 85.2, 85.4, 85.8 ст. 85 ПКУ. Це стандартний набір: право органу проводити перевірки і обов'язок платника надавати документи після їх початку. Практичне значення мають три реквізити, вписані від руки.

• Наказ на перевірку. Зверніть увагу на розрив у датах: наказ червневий, перевірка почалася 1 серпня. Це не порушення саме по собі, але привід переконатися, що вам показують саме той наказ, номер якого вписано в запит, і що підстава в ньому конкретна, а не загальне посилання на ст. 80 ПКУ.
• Направлення на перевірку. На фактичну перевірку інспектори завжди приходять удвох, тому направлень два. Кожен пред'являє своє направлення і службове посвідчення, реквізити обох мають збігатися з вписаними в запит.
• Період діяльності. Два з половиною роки. Реальні межі цього періоду обмежені строками давності, про них далі.

Рахунок 372 у переліку не випадковий. Готівка, видана під звіт і роками не повернута, за фактом є виплатою доходу фізособі без утримання ПДФО і військового збору. Це вже не касова дисципліна, а донарахування податків.

Викреслено «фіскальні звітні чеки в електронній формі», дописано «довідка опломбування РРО» та «книги обліку розрахункових операцій». Для ПРРО не існує ні пломб, ні паперових КОРО, тому інспектор замінив шаблонну позицію на релевантну для апаратного касового апарата. Довідка про опломбування підтверджує, що засоби контролю цілі й відповідають зареєстрованим номерам.

З КОРО є нюанс: із серпня 2020 року її ведення необов'язкове. Якщо заклад КОРО не реєстрував і не вів, надавати нічого, і це не порушення. Вимога в запиті стосується лише книг, які реально використовувалися, наприклад як резервний режим на час відключень.

Табелі обліку робочого часу плюс накази про призначення касирів працюють у парі й стосуються не каси, а неоформлених працівників, окремої підстави фактичної перевірки за ст. 80 ПКУ. Для ресторану це найвразливіша точка: офіціанти, які приймають оплату, за законом здійснюють розрахункові операції, і кожен має бути в табелі й у наказі. Інспектор рахує людей у залі та на кухні в момент візиту й порівнює з табелем. Працівник поза табелем означає штраф за КЗпП, значно більший за касові санкції.

Табель використовують і для перехресної звірки за минулі періоди. Інспектор бере документ з підписом працівника за конкретну дату (видатковий касовий ордер, відомість на виплату зарплати, авансовий звіт) і звіряє з табелем за ту саму дату. Підпис касира на ордері в день, позначений як вихідний чи відпустка, доводить фіктивність обліку робочого часу. Табелі й касові документи стоять поряд саме для цієї звірки.

Наявність ліцензій входить до обов'язкового предмета фактичної перевірки, вона прямо названа в ст. 80 ПКУ поряд з обігом готівки та розрахунковими операціями. Викреслена позиція не означає, що ліцензії не перевірятимуть: їх оглядають безпосередньо на місці. Чинна ліцензія на алкоголь чи тютюн має бути на видному місці, тому інспектор оглядає її під час візиту, звіряє з реєстром і знімає позицію з письмової вимоги. Відсутність чинної ліцензії фіксується в акті незалежно від того, чи стоїть вона в запиті. Документи на приміщення залишили: інспектор фіксує, що заклад за цією адресою належить саме цьому платникові й відповідає даним 20-ОПП.

• завірена копія паспорта та ідентифікаційного номера керівника;
• копія свідоцтва або виписки про держреєстрацію товариства;
• копія наказу про призначення керівника;
• довідка про доходи керівника.

Ні. Пункт 85.2 ПКУ зобов'язує надати документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Пункт 85.8 дублює це обмеження для копій. Кожна позиція запиту має пройти один тест: чи пов'язана вона з предметом саме цієї перевірки, зафіксованим у наказі.

Практичний підхід: надати документи, що належать до предмета, а щодо решти скласти письмове пояснення з посиланням на п. 85.2 і 85.8 ПКУ. Пояснення реєструється як вхідний документ і потім лягає в основу заперечень на акт.

Запит охоплює період з січня 2024-го по день перевірки. Але щоб донарахувати штраф за операцію 2024 року, інспектор має мати конкретний доказ конкретної операції: дані системи обліку РРО, Z-звіти, первинні документи. Загальні висновки не працюють. А адміністративна відповідальність за касові порушення має власні, значно коротші строки давності за КУпАП, тож більшість подій цього періоду вже за їх межами.

Реальний ризик концентрується в останніх місяцях і в операціях, за якими є цифровий слід.

Чого вже немає. Указ № 436/95 зі штрафами за перевищення ліміту каси, неоприбуткування готівки й нецільове використання готівки скасовано. Класичних «касових» фінансових санкцій на суб'єкта господарювання законодавство не передбачає. Якщо вам погрожують штрафом «у двократному розмірі неоприбуткованої суми», підстави для цього немає.

Що є. Фінансові санкції за ст. 17 Закону про РРО у 2026 році застосовуються повністю: 100% вартості проданого з порушенням за перший випадок і 150% за кожен наступний. Штраф рахується від виручки, а не від недоплаченого податку. Рахунок столика на 4 800 грн повз касу означає 4 800 грн штрафу за перший зафіксований випадок і 7 200 грн за кожен наступний. Це найважча стаття ризику.

Поширений міф: «несвоєчасне здавання виторгу». Такого самостійного порушення на практиці не існує. За Положенням НБУ № 148 строки здавання готівки підприємство визначає самостійно за погодженням з банком, тому «несвоєчасність» вимірюється власним графіком, а не нормативним. Ризик виникає лише тоді, коли затримка призвела до перевищення встановленого ліміту каси, і предметом претензії стане саме перевищення ліміту. Практичний висновок: контролювати ліміт та актуальність його розрахунку.

Адміністративні й фінансові санкції накладаються одночасно й незалежно одна від одної.

Документи треба надати менш ніж за дві доби з початку перевірки, особисто названим інспекторам. Це нормальна практика і водночас пастка: обов'язок надати документи виникає після початку перевірки (п. 85.2 ПКУ), а фактична перевірка триває до 10 діб з можливістю продовження ще на 5.

Ненадання має два наслідки. Акт складається на підставі наявної в органу інформації, тобто на користь бюджету. А документи, що з'явилися після перевірки, майже не мають шансів бути врахованими в запереченнях.

Фактична перевірка приходить без попередження, тому готуватися після її початку пізно.

• Наказ про ліміт готівки з розрахунком (актуальна редакція)
• Касова книга по дату перевірки включно
• ПКО і ВКО, підшиті й пронумеровані
• Відомості на виплату зарплати з підписами працівників
• Авансові звіти з закритими підзвітами
• Наказ про підзвітних осіб і строки звітування

• Реєстраційне посвідчення РРО
• Довідка про останнє опломбування
• КОРО з розрахунковими книжками (лише якщо реєструвалася й велася)
• Контроль, що щоденні Z-звіти створюються й передаються до ДПС
• Для ПРРО: доступ до фіскальних даних

• Накази про призначення касирів і посадових осіб
• Договори про повну матеріальну відповідальність
• Табелі, закриті по попередній місяць
• Повідомлення про прийняття працівників

• Договір оренди або право власності
• Форма 20-ОПП про об'єкт оподаткування
• Ліцензії, якщо діяльність ліцензована
• Статут, наказ про призначення керівника
• Актуальний витяг з ЄДР

1. Не допускати до пред'явлення документів. Наказ, направлення на кожного перевіряльника, службові посвідчення. Це процедура, а не грубість.
2. Переписати всі реквізити. Номер і дату наказу, номери направлень, прізвища й посади. Сфотографувати.
3. Звірити підставу в наказі зі ст. 80 ПКУ. Загальне посилання без конкретної підстави є дефектом наказу.
4. Розписатися в направленні. Відмова від підпису не зупиняє перевірку, а лише позбавляє вас доказової бази.
5. Повідомити бухгалтера негайно. Не «після обіду», а в цю ж хвилину.
6. Нічого не пояснювати усно. Пояснення надаються письмово після узгодження з бухгалтером або юристом.
7. Вести власний журнал перевірки. Що запитали, що передали, коли, за яким описом.
8. Передавати документи тільки за описом із зазначенням кількості аркушів і підписом того, хто прийняв.

Матеріал підготовлено на основі реального запиту ГУ ДПС у м. Києві. Назва платника, код ЄДРПОУ, реквізити наказу й направлень та прізвища змінені. Стаття має інформаційний характер і не є податковою консультацією у розумінні ст. 52 ПКУ.