Як продавати в Польщі товари, що відвантажуються з України

Два питання, які визначають усе

Товар лежить на складі в Україні, покупець у Польщі замовляє через сайт, перевізник везе посилку. За цим стоять три податкові системи, українська, європейська і польська, і вони не знають одна про одну. Помилка зазвичай не в розрахунку, а у виборі моделі: моделей чотири, і в кожній інший платник ПДВ у Європі.

Перше: хто продавець для ПДВ Євросоюзу. Це не завжди той, хто вважає себе продавцем. Стаття 14a Директиви 2006/112 вводить фігуру «визнаного постачальника». Якщо електронний інтерфейс, тобто маркетплейс, платформа чи портал, сприяє дистанційному продажу імпортованих товарів вартістю до 150 євро, він вважається таким, що сам придбав і сам продав цей товар. Незалежно від того, що написано у вас на сайті й у договорі.

Друге: чи вкладається відправлення в 150 євро. Це межа застосування IOSS, спрощеної системи, за якою ПДВ сплачується щомісяця однією декларацією замість розмитнення кожної посилки. Понад 150 євро діє інша процедура, з іншими строками й іншими витратами.

Чотири моделі

Модель A. Прямо покупцю, з реєстрацією в IOSS

Ви продаєте зі свого сайту, самі приймаєте оплату, самі відповідаєте перед покупцем. ПДВ за польською ставкою нараховується в момент прийняття платежу і показується покупцю в ціні.

Оскільки ви не резидент ЄС, зареєструватися в IOSS самостійно не можете. Потрібен посередник, заснований у Євросоюзі. Виняток діє лише для країн, з якими ЄС має угоду про взаємну адміністративну допомогу у сфері ПДВ, і наразі в цьому списку сама Норвегія. Україна під виняток не підпадає.

Роль посередника варто розуміти правильно. Він не просто подає за вас звітність: за Директивою саме він є особою, зобовʼязаною сплатити ПДВ і виконати всі обовʼязки режиму. Держави-члени можуть вимагати від нього фінансових гарантій. Тому послуга коштує відчутно дорожче, ніж проста бухгалтерська звітність, і посередник ретельно перевіряє клієнта перед реєстрацією.

Декларація подається щомісяця, до кінця наступного місяця, у той самий строк сплачується податок. Платіж іде до країни, де зареєстрований посередник, а вона вже розподіляє суми між державами споживання. Єдиного європейського рахунку не існує.

Ваш обовʼязок як продавця в цій моделі: вести електронний облік операцій і зберігати його десять років від кінця року операції.

Модель B. Прямо покупцю, без IOSS

Тут усе залежить від умов постачання, і саме тут найбільше плутанини.

За DAP посилку розмитнює отримувач. Перевізник або пошта збирає з нього ПДВ і мито перед видачею, додаючи власний збір за оформлення. Для цього в ЄС існує окремий спрощений режим: особа, яка предʼявляє товар митниці, збирає податок з отримувача, звітує щомісяця і перераховує митниці. Польща, користуючись правом держави-члена, застосовує в цьому режимі базову ставку 23%, тобто пільгові ставки тут не діють.

За DDP платежі бере на себе продавець, і тут ховається розвилка, про яку зазвичай не попереджають.

• Сервіс перевізника. Імпортером запису лишається покупець, а перевізник перевиставляє вам ПДВ, мито і збір окремим рахунком. Реєстрація на ПДВ у Польщі не потрібна, але сплачений таким чином імпортний ПДВ ви не відшкодуєте, зокрема при поверненнях
• Ви як імпортер запису. Потрібні номер EORI, реєстрація платником ПДВ у Польщі і непрямий митний представник, бо особа з-поза ЄС не може бути декларантом самостійно. Далі продаж полякам стає внутрішньою польською поставкою з польським ПДВ

Модель C. Через маркетплейс або платформу

Найпростіша для вас і найчастіше неправильно оформлена. Якщо продаж іде через Allegro, Amazon або чужу платформу, яка тримає вітрину і приймає оплату, за статтею 14a продавцем для ПДВ ЄС є платформа. Вона реєструє IOSS, вона нараховує польський ПДВ, вона за нього відповідає.

Ваше постачання платформі відбувається за межами Євросоюзу, бо товар у цей момент фізично в Україні. Отже, воно взагалі не є обʼєктом ПДВ ЄС, і жодної реєстрації в Європі вам не потрібно.

Тест фактичний і простий. Платформа не вважається такою, що сприяє продажу, тільки якщо виконуються всі три умови одразу: вона не встановлює умов постачання, не бере участі в авторизації списання коштів з покупця і не бере участі в оформленні замовлення чи доставці. Якщо чекаут її і гроші від покупця приходять їй, жодна з умов не виконується. Суд ЄС у справі C-101/24 підтвердив, що вирішує фактичний контроль над умовами продажу, а не напис «продавцем є ТОВ» десь на сторінці.

Модель D. Через партнера-покупця в Євросоюзі

Ви продаєте не кінцевому споживачу, а компанії в ЄС, яка далі торгує сама. Для вас це звичайний експорт за зовнішньоекономічним контрактом: одна декларація на партію, один покупець, один платіж. Уся європейська частина, тобто імпорт, ПДВ і роздріб, стає його турботою.

Найпростіша модель з облікового боку і найдорожча з маржинального: ви віддаєте роздрібну націнку партнеру.

Український бік однаковий у всіх моделях

Хто б не був продавцем для ПДВ ЄС, з українського боку ви вивозите товар, і правила тут одні й ті самі.

Поширена плутанина звучить так: «нам потрібна нульова ставка, бо ПДВ ми вже платимо в Польщі». Це різні системи, вони не повʼязані. Нульова ставка застосовується тому, що товар вивозиться за межі митної території України, підпункт 195.1.1 Податкового кодексу. Умова одна, і вона жорстка: вивезення підтверджене митною декларацією, оформленою за вимогами Митного кодексу.

Першої події при експорті немає

Пункт 187.11 Податкового кодексу: попередня оплата вартості товарів, що вивозяться, не змінює податкових зобовʼязань. Підпункт «б» пункту 187.1: датою виникнення зобовʼязань при експорті є дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону.

Гроші, які надійшли до відвантаження, зобовʼязань не породжують і накладної на аванс не потребують. Єдина подія для ПДВ це декларація.

Податкова накладна

Валютний нагляд

Операцію першою зупинить не податкова, а обслуговуючий банк. Граничний строк розрахунків за експортом на час воєнного стану становить 180 календарних днів від дати митного оформлення, це пункт 14-2 постанови Правління НБУ № 18. Пеня за порушення складає 0,3% суми за кожен день, але не більше самої суми.

Банк зіставляє фактурну вартість у декларації з фактичним надходженням. Якщо платформа або партнер утримує комісію із суми, зазначеної в декларації, надійде менше, ніж задекларовано, і нагляд не завершиться. Перелік підстав, за яких суму можна вважати зменшеною, закритий, і комісії посередника в ньому немає. Залік зустрічних вимог на час воєнного стану заборонений окремою нормою тієї ж постанови.

Кошти мають надійти на рахунок резидента в українському банку: платіжні сервіси на кшталт Payoneer чи Wise банк для завершення нагляду, як правило, не приймає. А контрагентом у контракті й декларації має бути той, хто реально платить.

На поріг 400 тисяч гривень, до якого граничні строки не застосовуються, у роздрібі розраховувати не варто. У нормі є пряме застереження про дроблення експортних операцій, а ознаки податкова описала: один контрагент, одна підстава, три і більше операцій на тиждень.

Повернення товару

У роздрібі повернення регулярні, тому це постійна процедура, а не виняток.

• Розрахунок коригування до експортної накладної не складається, якщо до митної декларації не внесено змін аркушем коригування
• Повернення оформлюється як реімпорт за пунктом 3 частини 2 статті 78 Митного кодексу: та сама особа, строк до 6 місяців з дати вивезення, той самий стан товару
• Реімпорт зазвичай звільнений від ПДВ, але саме для цієї підстави пункт 206.3 Податкового кодексу робить виняток: повернення через невиконання умов договору оподатковується за ставкою 20%. Податок іде в кредит, тож це не остаточна втрата, але це касовий розрив
• Прострочили 6 місяців або товар змінив стан — реімпорт неможливий, оформлюється звичайний імпорт з митом і ПДВ на повних підставах
• Мито 3 євро при поверненні не повертається

Що змінилося в ЄС з 1 липня 2026

Ця зміна впливає не на облік, а на юніт-економіку, і знати про неї треба до запуску.

• Скасовано звільнення від мита для відправлень до 150 євро — Регламент Ради (ЄС) 2026/382
• Запроваджено тимчасове фіксоване мито 3 євро за товарну позицію. Діє до 1 липня 2028, далі має запрацювати постійний режим зі звичайними тарифами
• З 1 листопада 2026 у деклараціях обовʼязкові ідентифікатори товарів
• Готується окремий збір за обробку відправлення, його розмір ще не встановлений; він має зʼявитися не пізніше 1 листопада 2026

Три помилки, які коштують найдорожче

1. Власний IOSS при продажу через платформу. Подвійний ПДВ, який неможливо повернути. Перед реєстрацією визначте, хто продавець за статтею 14a
2. Брутто в декларації, нетто на рахунку. Валютний нагляд не завершиться, і виявиться це через півроку, коли виправляти вже нічого
3. Відправлення без митної декларації. Здається зручним, поки не приходить перевірка і не знімає нульову ставку на весь оборот

Як обрати модель

• Продаєте через чужий маркетплейс — модель C. Свій IOSS не реєструйте, з європейського боку від вас не потрібно нічого
• Свій сайт, посилки до 150 євро, стабільний потік — модель A. Потрібен посередник у ЄС і налаштована передача номера перевізнику
• Товари дорожчі за 150 євро або продажі разові — модель B. Обирайте DDP, якщо конверсія важливіша за собівартість, і одразу вирішіть, хто буде імпортером запису
• Роздріб вам не потрібен, є партнер у ЄС — модель D. Найпростіший облік, найменша маржа