Що таке KSeF і кого він стосується
KSeF — національна система електронних фактур. З 1 лютого 2026 всі платники VAT зобов'язані отримувати фактури через неї, з 1 квітня 2026 — виставляти. Паперова чи PDF-фактура поза системою більше не є фактурою. Санкції стартують лише з 1 січня 2027 — 2026-й це перехідний рік.
Хто і з якої дати
- 1 лютого 2026 — обов'язкове виставлення для найбільших платників (продаж понад 200 млн zł за 2024). Обов'язок отримувати через KSeF — для всіх
- 1 квітня 2026 — обов'язкове виставлення для всіх решти, хто виставляє фактури, включно зі звільненими від VAT, крім найменших з місячним продажем до 10 000 zł брутто
- 1 січня 2027 — найменші платники; кінець перехідного періоду; старт санкцій
Полегшення, які діють до кінця 2026
Ліміт 10 000 zł на місяць. Якщо сумарна вартість продажу брутто, задокументована фактурами, не перевищує 10 000 zł за місяць, фактури можна виставляти поза KSeF. Полегшення діє з 1 квітня по 31 грудня 2026. Одна деталь робить це пасткою: у місяці, коли ліміт перевищено, право втрачається назавжди — повернутись до нього в наступних місяцях уже не можна.
До ліміту не зараховуються фактури для споживачів, paragony z NIP до 450 zł, визнані спрощеними фактурами, і звіти з фіскальної каси.
Мораторій на кари. У 2026 році за неприєднання до KSeF або помилки, пов'язані з ним, не карають. Мораторій не покриває відповідальність за фінансово-кримінальним кодексом — за недостовірні фактури й відмову їх видати відповідальність є і зараз.
Режим offline24. Доступний усім і добровільно: фактуру можна виставити поза системою, але надіслати до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Така фактура потребує двох QR-кодів і сертифіката з модуля MCU.
Що це дає натомість
- Повернення VAT — 40 днів замість 60 у базовому строку
- Архів фактур у системі — 10 років; зберігати їх окремо більше не потрібно
- Контрагент з польським NIP отримує фактуру в момент присвоєння їй номера KSeF — зникає суперечка «коли ви її надіслали»
Що зробити зараз
- Отримати сертифікат доступу в модулі MCU й роздати права тим, хто виставляє фактури
- Перевірити, що ваша облікова програма інтегрована з KSeF, а не «планує інтеграцію»
- Переглянути шаблони фактур: структурований формат не приймає довільних полів
- Домовитись з бухгалтером, хто саме виставляє фактури — ви чи він, і за яким доступом
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. про зміну ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) — чинний графік впровадження.
- Art. 145m ustawy o VAT — перехідне полегшення для продажу до 10 000 zł на місяць, діє з 1 квітня по 31 грудня 2026.
- Art. 106ni ustawy o VAT — санкції за виставлення фактур поза системою, застосовуються з 1 січня 2027.
Актуально на 19.08.2026, податковий рік 2026. Порада описує загальні правила станом на дату оновлення і не замінює індивідуального розрахунку за вашими обставинами.
Не знайшли свою ситуацію? Опишіть
Відповімо на пошту, а на консультації розберемо саме ваші роботи, ставку й строки.